УДК 351/354
JEL Classification: Z22    

https://doi.org/10.33619/2414-2948/46/40

 

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ КАК ИНСТРУМЕНТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВОВЕДЕНИЯ

©Смирнова Е. С., Балтийский федеральный университет им. И. Канта, г. Калининград, Россия, esmirnova@kantiana.ru

Аннотация. В современном мире невозможно представить деятельность ни одной организации вне поля информационных технологий. Объемы создаваемой, перерабатываемо и подлежащей хранению документации в организациях порой не поддаются измерениям. Настоящая статья посвящена рассмотрению содержательных компонентов автоматизированной информационной системы, электронного продукта, реализующего функции архива современной организации. Установлено, что электронный архив как многокомпонентная система хранения и управления документами является наиболее репрезентативным и эффективным инструментом, реализующим работу с документооборотом. С практической точки зрения, применение электронных архивов в документообороте организации любого типа на современном этапе развития является неоспоримым. Однако вопрос введения и эксплуатации электронных архивов как инструмента работы только архивных подразделений организаций является предметом научных дискуссий. Вместе с тем, несмотря на ряд обозначенных в статье организационных проблем, можно утверждать, что электронный архив является многофункциональным продуктом, позволяющим осуществлять разноплановую работу с практически любыми массивами документов, позволяя практически полностью автоматизировать документооборот организации, существенно снизив временные затраты на обработку, передачу документов и обеспечение их безопасности.

Ключевые слова: документоведение, архивоведение, информационные технологии, электронный архив.

ELECTRONIC ARCHIVE AS A TOOL RECORDS MANAGEMENT AND ARCHIVAL

©Smirnova E., Immanuel Kant Baltic Federal University, Kaliningrad, Russia, esmirnova@kantiana.ru

Abstract. In the modern world, it is not possible to imagine the activities of any organization outside the field of information technology. The volumes of documentation created, processed and stored in organizations can sometimes not be measured. This article is devoted to the consideration of the substantive components of an automated information system, an electronic product that implements the functions of an archive of a modern organization. It has been established that the electronic archive as a multi-component system for storing and managing documents is the most representative and efficient tool that implements work with document management. From a practical point of view, the use of electronic archives in the workflow of organizations of any type at the present stage of development is undeniable. However, the issue of introducing and operating electronic archives as a tool for the work of only the archival departments of organizations is the subject of scientific discussions. At the same time, despite the number of organizational problems identified in the article, it can be argued that the electronic archive is a multifunctional product that allows you to perform diverse work with almost any array of documents, allowing you to almost completely automate the organization’s workflow, significantly reducing time costs for processing, transferring documents and ensuring their security.

Keywords: document management, archival science, information technology, electronic archive.

Ссылка для цитирования:

Смирнова Е. С. Электронный архив как инструмент документоведения и архивоведения // Бюллетень науки и практики. 2019. Т. 5. №9. С. 308-311. https://doi.org/10.33619/2414-2948/46/40

 

Cite as (APA):

Smirnova, E. (2019). Electronic Archive as a Tool Records Management and Archival. Bulletin of Science and Practice, 5(9), 308-311. https://doi.org/10.33619/2414-2948/46/40 (in Russian).

© 2015–20 Издательский центр НАУКА И ПРАКТИКА. Сайт создан на Wix.com